Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

Светлышева Ольга Юрьевна,
преподаватель Центра по направлению
Управление персоналом и кадровому делу

1. Организация аудита кадровых документов:
   • основания для проведения,
   • виды аудита,
2. Порядок проведения аудита кадровых документов:
   • подготовка к аудиту (организационные документы, необходимые для оформления аудита, формирование комиссии),
   • проведение аудита кадровых документов,
   • фиксация результатов аудита,
   • разработка плана мероприятий по итогам проведенного аудита.
3. Ошибки в проведении аудита кадровых документов:
   • непонимание цели для проведения аудита,
   • неправильная подготовка и организация процедуры аудита,
   • неверное оформление необходимых организационных документов,
   • отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

В российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов.

Вместе с тем, согласно п. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (п. 10) предусматривает регулярное проведение мониторинга для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов. Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

1. Организация аудита кадровых документов

Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

При выборе формы аудита кадровых документов следует помнить, что с одной стороны при внутреннем аудите работники организации могут не иметь соответствующего уровня подготовки, чтобы выявить все возможные нарушения законодательства. С другой стороны, при внешнем аудите существует риск неправильного оформления обработки персональных данных работников представителями сторонней организации. Кроме того, цена на услуги аудита довольно высока.

2. Порядок проведения аудита кадровых документов

Поскольку порядок проведения аудита кадровых документов законодательно не определен, каждый работодатель может закрепить свой порядок проведения этого мероприятия.

Оптимальным для проведения аудита кадровых документов является следующий алгоритм:

1. Определить цели и задачи мероприятия
2. Издать приказ о проведении аудита кадровых документов
3. Составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке
4. Подготовить бланки для занесения информации
5. Проверить наличие обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и содержания требованиям законодательства РФ
6. Оформить отчет по результатам проверки
7. Принять решение по итогам проведения аудита
8. Составить план исправления обнаруженных нарушений

С какой целью проводится аудит кадровых документов и какие задачи ставятся перед этим мероприятием?

Основаниями для проведения процедуры аудита могут служить:

• смена руководства организации;
• смена работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (увольнение или перевод на другую должность, в другое подразделение, перераспределение обязанностей и т.п.);
• плановая или внеплановая проверка ГИТ по заявлению работника (увольнение по инициативе работодателя, невыплата заработной платы, премии);
• приведение кадровой документации в соответствие с изменениями в действующем законодательстве (напр., вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТ Р 7.0.97 - 2016)
• регулярная плановая проверка состояния кадровой документации в организации (напр., ежегодная).

Приказ о проведении аудита кадровых документов издается в произвольной форме. В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

На что надо обратить особое внимание при проверке кадровых документов:

• наличие разных видов документации
• правила комплектования и хранения кадровых документов
• сроки хранения
• соответствие формы документов требованиям оформления документов
• сопоставление содержания кадровой документации с нормативными требованиями

Аудит кадровых документов может проводится в виде полной или выборочной проверки.

Полная проверка всех видов кадровой документации, как правило, проводится ежегодно по плану проверок.

Перед проведением аудита следует составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке, разделив их по видам (приложение 2).

Выборочная (сквозная) проверка проводится, для определения соблюдения прав отдельных категорий работников, например:

Для эффективного сбора информации следует разработать бланки (приложение 3)

Информацию рекомендуется фиксировать в готовых формах (приложение 4)

После фиксации информации необходимо оформить отчет по итогам проведенного аудита (приложение 5)

Далее следует оформить план мероприятий по итогам проведенного аудита с указанием сроков выполнения и ответственных лиц (приложение 6)

3. Типичные ошибки в аудите кадровых документов.

Ошибка 1. Непроведение аудита кадровых документов.

Несмотря на то, что законодательством не предусмотрено обязательное проведение этой процедуры, работодателю важно постоянно иметь информацию о состоянии дел:

• мониторить состояние кадрового делопроизводства;
• понимать, какие допускаются нарушения и ошибки;
• приводить кадровые документы в соответствие с требованиями трудового законодательства.

Ошибка 2. Непонимание цели для проведения аудита

Аудит кадровых документов проводится, но формально, «для галочки». В результате цели не достигаются, задачи не решаются.

Ошибка 3. Неправильная подготовка процедуры аудита

Поскольку процедура проведения аудита законодательно не регламентирована, работодатели проводят аудит кадровых документов без предварительной подготовки. Это приводит к тому, что информация собирается, но не обрабатывается должным образом.

Ошибка 4. Неверное оформление необходимых организационных документов

Четкого перечня организационных документов для проведения аудита кадровых документов не существует. И работодатель не оформляет либо неверно оформляет приказы, отчеты, акты, планы.

В результате чего информация, незафиксированная и неоформленная должным образом, утрачивается или искажается.

Ошибка 5. Отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

После проведения аудита кадровых документов не составляется план мероприятий по исправлению нарушений и ошибок. Как следствие, они не исправляются, а повторяются вновь и вновь.

Вывод:

Несмотря на то, что в российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов, каждому работодателю следует регулярно его проводить, чтобы быть уверенным в том, что работа с кадровыми документами ведётся в соответствии с законодательством Российской Федерации.