Документооборот в цифровую эпоху: как внедрить ЭДО и не нарушить работу компании
В цифровую эпоху мы осваиваем все новые и новые электронные сервисы. Часть из них факультативны, но система электронного документооборота (ЭДО) действительно очень удобна для компаний. Она упрощает и ускоряет многие процессы, но чтобы внедрить ее в компании, мало отсканировать все бумаги. Надо научиться с ними правильно работать.
Что ЭДО дает вашей компании?
- Упорядочение работы. Уходят в прошлое огромные шкафы с бумагами, которые годами никто не разбирал. Электронные документы несравнимо удобнее хранить, искать, упорядочивать и утилизировать.
- Ускорение бизнес-процессов.
- Сокращение административных расходов. Да, серверы, на которых находятся ваши документы, тоже надо содержать. Но вы даже не представляете, в какую сумму обходятся компании постоянные покупки бумаги и картриджей. Не говоря уже о том, что постоянная пересылка бумаг с привлечением курьеров тоже обходится в приличную сумму.
- Точность и четкость. Отследить путь электронного документа можно, что называется, «до последней точки». Вы можете не только посмотреть, кому и когда вы отправили договор или акт, но и отследить полную историю изменения документа.
На что надо обратить внимание
В переходе компании на ЭДО есть не только плюсы, но и сложные моменты, которые надо иметь в виду. Иногда процесс перехода затягивается, так как не все сотрудники могут быстро освоить работу с цифровыми документами. Также может возникнуть вопрос надежности хранения данных.
Чтобы переход вашей компании на ЭДО прошел быстро, а работа системы была надежной, пройдите обучение в «Специалисте». Мы обновили программу курса «Делопроизводство. Уровень 2. Электронный документооборот (ЭДО) и системы электронного документооборота», и теперь он полностью соответствует потребностям компаний, которые заинтересованы в ЭДО.
Вы научитесь
- управлять процессом внедрения систем работы с информацией и документами в организации;
- применять нормативные основы функционирования электронного документооборота;
- внедрять различные системы обработки информации и документации;
- соблюдать основные требования к созданию системы электронного документооборота (СЭД) в организации;
- архивировать, хранить и уничтожать электронные документы.
Обратите внимание: с декабря 2023 года передавать сведения через операторов ЭДО уже обязаны госучреждения, заведения общественного питания, сельскохозяйственные производственные кооперативы и фермерские хозяйства. Время от времени появляются предложения об установлении единых электронных форм ряда документов, в том числе договоров, заказов-нарядов, накладных, счетов на оплату и других.
Будьте готовы к переменам и сделайте работу своей компании более оперативной и удобной уже сейчас! Записывайтесь на обучение и осваивайте ЭДО в «Специалисте».